Чтобы оценить эффективность от роботизации процессов с помощью RPA, нужно сравнить затраты на ручной труд с расходами на автоматизацию. Важно учитывать сэкономленные часы, снижение ошибок и другие показатели.
В этой статье расскажем, как оценить эффективность от роботизации. Приведем формулы и примеры расчетов.
Определение метрик для расчета
Прежде чем перейти к расчетам ROI, важно понять, из чего складываются затраты и экономический эффект при разных подходах к автоматизации. Для этого целесообразно сравнить основные категории расходов, связанные с ручным трудом, внедрением скриптов и API, а также с использованием RPA. Такой анализ позволит объективно оценить преимущества роботизации и определить наиболее выгодные сценарии для вашего бизнеса.
В таблице ниже приведено сравнение ключевых категорий затрат для каждого из вариантов.
|
Категория затрат |
Ручной труд |
Автоматизация (скрипты/API) |
Роботизация (RPA) |
Комментарии |
|
1. Прямые трудовые затраты |
Оклад сотрудника Премии/KPI Налоги (НДФЛ, страховые взносы) |
Зарплата разработчика/DevOps Фриланс-разработка |
Лицензии RPA (PIX, Sherpa, Primo, Robin и др.) Внедрение (консалтинг) |
Для RPA основные расходы — лицензии и внедрение. Ручной труд — постоянные выплаты на сотрудника. Автоматизация требует высококвалифицированных кадров |
|
2. Социальные гарантии |
Отпускные Больничные Пенсионные отчисления ДМС |
— |
— |
RPA и скрипты не требуют соцпакета, что экономит 30–40 % от ФОТ. Например, для зарплаты |
|
3. Рабочее место |
Аренда офиса Оргтехника (ПК, ПО, телефон) |
Виртуальные серверы (AWS/GCP) |
Виртуальные машины для ботов |
RPA-боты могут работать 24/7 без офиса. Для ручного труда аренда — критичная статья (особенно в мегаполисах) |
|
4. Обучение/адаптация |
Обучение новых сотрудников Курсы повышения квалификации |
Обучение Python/SQL/C# и др. |
Сертификация RPA-разработчика |
RPA проще в освоении, чем программирование. Для поддержки скриптов нужны дорогие IT-кадры |
|
5. Ошибки и рекрутинг |
Потери из-за человеческого фактора (до 15 % времени) Увольнения/поиск замены |
Баги в коде (до 10 % времени на исправление) |
Сбои ботов (1–5 % случаев, быстрое исправление) |
RPA снижает ошибки до 0,1–1% |
|
6. Масштабируемость |
Линейный рост затрат (наем новых людей) |
Доработка кода (+ 20–50 % времени на новый функционал) |
Клонирование ботов (+ 5–10 % затрат) |
Для RPA масштабирование в 10 раз дешевле, чем нанимать 10 сотрудников |
|
7. Интеграция с системами |
Ручной ввод в унаследованные системы |
API/веб-хуки (если есть документация) |
Работа с любым интерфейсом (UI, API, legacy-системами) |
RPA не зависит от API — может имитировать действия пользователя. Например, для SAP без API интеграция скриптов невозможна |
|
8. Гибкость процессов |
Легкая адаптация к изменениям |
Жесткая привязка к алгоритму (нужен рефакторинг) |
Гибкая настройка через Low-Code интерфейс |
RPA позволяет менять логику бота за часы (vs. недели для переписывания кода) |
|
9. Безопасность |
Риски утечек данных (особенно при удаленке) |
Уязвимости в коде (SQL-инъекции и др.) |
Контроль доступа ботов (ролевая модель) |
RPA-платформы имеют встроенное шифрование и аудит действий |
|
10. Время выполнения задач |
Зависит от сотрудника (8 ч/день) |
В 2–5 раз быстрее ручного труда |
В 10–100 раз быстрее (параллельные потоки, 24/7) |
Например, обработка 1 000 счетов: человек — 50 ч, RPA — 1 ч |
|
11. Поддержка/апдейты |
Постоянный контроль качества |
Патчи, обновления библиотек |
Мониторинг и переконфигурация ботов |
RPA требует на 30 % меньше поддержки, чем кастомные скрипты |
|
12. Юридические риски |
Трудовые споры Налоговые проверки |
Лицензионные риски (использование Open-Source) |
Соответствие GDPR/ФЗ-152 (логирование действий) |
RPA-боты не являются субъектами права, в отличие от сотрудников |
|
13. Возврат инвестиций (ROI) |
Нет (ежемесячные расходы) |
6–24 месяца |
3–12 месяцев (для процессов с >500 ч/мес ручного труда) |
ROI RPA выше при больших объемах: например, в страховых компаниях — 4–6 месяцев |
|
14. Отказоустойчивость |
Болезни, отпуска, текучесть кадров |
Зависит от стабильности кода и инфраструктуры |
Автоматическое перезапуск при сбоях |
RPA-боты могут работать в фоновом режиме без перерывов |
Как видно из сравнительной таблицы, затраты и преимущества различных способов автоматизации существенно отличаются, а влияние RPA проявляется не только в снижении прямых расходов, но и в оптимизации целого ряда бизнес-процессов: уменьшении количества ошибок, сокращении времени выполнения задач, облегчении масштабирования и снижении юридических и операционных рисков.
Однако для объективной оценки эффективности важно не только провести финансовый анализ, но и заранее определить, какие именно метрики будут зафиксированы для отслеживания результата внедрения. Определение ключевых показателей эффективности (KPI) — следующий шаг, позволяющий системно подходить к анализу и оценке возврата инвестиций в роботизацию.
Но если вы только планируете автоматизацию, рекомендуем ознакомиться с статьей этапов внедрения RPA в бизнес-процессы, чтобы использовать метрики на каждом из этапов.
Читайте также: Этапы внедрения RPA: полное пошаговое руководство
Что такое коэффициент рентабельности и для чего он нужен
Важно определить ключевые показатели эффективности KPI — ключевые показатели, которые отражают качество и результаты работы за промежуток времени. KPI обычно выражаются в числовых или процентных значениях. В таблице ниже привели ключевые метрики по категориями и формулы для их расчета.
|
Категория |
Метрика |
Формула/Расчет |
Цель измерения |
|
Финансовые |
Общая стоимость владения (TCO) |
Лицензии + внедрение + поддержка + инфраструктура |
Полная стоимость проекта за год |
|
Стоимость одной транзакции |
TCO / Количество операций |
Сравнение с ручной обработкой |
|
|
Годовая экономия |
(Зарплаты + Ошибки + Простои) до RPA - После RPA |
Общий финансовый эффект |
|
|
ROI |
(Экономия - Затраты)/Затраты * 100% |
Окупаемость проекта |
|
|
Срок окупаемости |
Затраты / Месячная экономия |
Время возврата инвестиций |
|
|
Операционные |
Сэкономленные человеко-часы |
Часы работы до RPA - Часы после RPA |
Высвобождение ресурсов |
|
Скорость обработки |
Время на задачу до/после |
Ускорение процессов |
|
|
Автоматизированный объем (%) |
(Автоматизированные операции / Всего) * 100% |
Доля покрытия процессов |
|
|
Количество транзакций в час |
Обработанные операции / Время работы |
Пропускная способность |
|
|
Количество параллельных потоков |
Одновременно работающих ботов |
Возможности масштабирования |
|
|
Качественные |
Процент ошибок |
(Ошибочные операции / Всего) * 100% |
Надежность системы |
|
Точность данных |
(Корректные данные / Всего) * 100% |
Качество обработки информации |
|
|
Uptime |
(Время работы / Общее время) * 100% |
Доступность системы |
|
|
MTTR (время восстановления) |
Среднее время на устранение сбоя |
Скорость реагирования на проблемы |
|
|
Стратегические |
Влияние на KPI отдела |
Изменение ключевых показателей после внедрения |
Вклад в бизнес-результаты |
|
Количество новых процессов под RPA |
Добавленные процессы за период |
Расширение автоматизации |
|
|
Аудиторские замечания |
Количество нарушений до/после |
Снижение compliance-рисков |
|
|
Технические |
Количество подключенных систем |
Интегрированных API/интерфейсов |
Гибкость и совместимость |
|
Время на интеграцию |
Часы на подключение новой системы |
Сложность расширения |
|
|
Использование CPU/памяти |
% загрузки серверов |
Оптимизация ресурсов |
|
|
Время отклика |
Задержка между триггером и выполнением |
Скорость реакции |
|
|
Человеческий фактор |
Удовлетворенность пользователей |
NPS или опросы сотрудников |
Уровень адаптации команды |
|
Количество обученных специалистов |
Сотрудники, освоившие RPA |
Внутренние компетенции |
|
|
Перераспределенные сотрудники |
Количество переведенных на другие задачи |
Эффективность использования персонала |
Работа с такими метриками позволяет не только увидеть «сухую» цифру экономии, но и комплексно оценить результативность автоматизации: скорость, качество, масштабируемость, вовлеченность сотрудников и стратегическое влияние на бизнес.
Как работать c ними работать:
- Выберите 10–15 ключевых показателей, соответствующих вашим целям.
- Сравните данные до и после внедрения (например, квартальные отчеты).
- Используйте BI дашборды (PIX BI, DataLens, Power BI и т.д.) для визуализации динамики.
Пример:
Если ROI < 100 % через год → пересмотрите выбор процессов для автоматизации.
Если количество ошибок > 1 % → усильте тестирование логики ботов.
Однако при всех прочих равных основной агрегированный показатель эффективности роботизации — это коэффициент рентабельности (ROI). Именно он дает простой и наглядный ответ на вопрос: насколько принесла выгоду автоматизация процесса, и за какой срок окупились инвестиции в RPA. Ниже рассмотрим детальнее, как рассчитать ROI.
Формула расчета ROI для RPA
ROI — финансовый показатель, который отражает отношение полученной прибыли к затраченным на внедрение роботизации средствам. Выражается в процентах. Базовая формула ROI:
(Доход после автоматизации — Затраты на автоматизацию) / Затраты на автоматизацию × 100 %.
Как интерпретировать значения ROI:
- меньше 0 % — вложения не окупаются;
- 0–20 % — вложения вернулись и даже удалось немного заработать, но нужно принять меры для повышения эффективности бизнеса;
- 20–70 % — компания стабильно развивается, эффект от роботизации ощутим;
- выше 70 % — высокая эффективность внедрения RPA.
Обратите внимание! Представлены примерные значения показателя ROI. Точных «границ» нет, они зависят от вида и специфики бизнеса. Действует простое правило: чем выше показатель, тем больше эффекта от роботизации.
Пример расчета ROI. На внедрение роботизации потрачен 1 млн руб. После автоматизации процессов годовой доход компании составил 1,5 млн руб. — вырос за счет увеличения производительности и сокращения издержек. В этом случае ROI составляет:
(1,5 млн - 1 млн) / 1 млн × 100 % = 50 %
Результат: за год компания вернула 50 % вложенных в роботизацию средств.
Что еще нужно учитывать при оценке эффективности RPA?
При расчете эффективности роботизации можно определить не только сумму сэкономленных денег, но и количество часов. Для этого нужно знать, сколько времени тратит человек и робот на решение одной и той же задачи. Также можно определить, насколько выросла производительность работы, сократились ошибки. Все зависит от данных, используемых в расчетах.
Разберем подробнее — как оценить эффективность внедрения роботизации с «разных сторон»:
- Увеличение производительности труда за определенный период.
- Сокращение времени, затрачиваемого на операции.
- Экономия денежных средств.
- Сокращение ошибок.
Формула:
(Количество выполненных задач с использованием роботов / Количество выполненных задач без «участия» роботов) × 100 %
Формула:
(Среднее время выполнения задачи до автоматизации — Среднее время выполнения задачи после автоматизации) / Среднее время выполнения задачи до автоматизации × 100 %
Формула:
Затраты до внедрения роботизации — Затраты после внедрения RPA
Формула:
(Количество ошибок после автоматизации / Количество ошибок до автоматизации) × 100 %
При использовании электронного документооборота нужно учитывать расходы на оплату услуг оператора ЭДО. Важно предусмотреть динамику роста документов с течением времени. При расчете эффективности на несколько лет нужно учитывать увеличение затрат на ЭДО.
Примеры расчетов показателей эффективности роботизации
Увеличение производительности труда. До применения RPA в компании выполнялось 50 заданий в неделю. После автоматизации — 200. Увеличение производительности составляет:
200 / 50 × 100 % = 400 %
То есть, она возросла в 4 раза.
Сокращение времени выполнения заданий. До использования роботов операция выполнялась в среднем за 60 минут, после — за 30 минут. Сокращение времени решения задач составляет:
(60 − 30) / 60 × 100 = 50 %
То есть работа ускорилась в 2 раза.
Экономия денежных средств. Месячные суммарные затраты до внедрения роботов — 200 тыс. руб., после –– 70 тыс. руб. Экономия финансов составляет:
200 тыс. − 70 тыс. = 130 тыс. руб.
Сокращение ошибок. До внедрения RPA совершалось около 10 ошибок в месяц, после — 2. Снижение уровня ошибок составляет:
(2 / 10) × 100 = 20 %
То есть их стало в 5 раз меньше.
Стоит обратить внимание, что представленные формулы являются общими примерами, и в каждом конкретном случае следует учитывать специфику работы организации.
Если вы хотите узнать подробнее о возможностях, этапах и практике применения программных роботов в бизнесе, ознакомьтесь с нашей услугой по внедрению RPA.
Владимир Курзаков
Руководитель группы RPA
Офис Москва Управление данными
